「頭では分かっているのに、うまく説明できない…」
そんな経験はありませんか？
上司から「この企画についてどう思う？」と聞かれて頭が真っ白になったり、重要な会議で自分の意見を求められても、うまく説明できなかったり。
プレゼンテーションの際に、準備していた内容がうまく伝えられず、歯がゆい思いをしたことはないでしょうか。
今回は、そんなビジネスパーソンの悩みを解決する「言語化の技術」について、具体的な方法をご紹介します。
言語化とは何か
「言語化」とは、単に「考えていることを言葉にする」ということではありません。
「相手に分かりやすく、効果的に伝える」ための技術なのです。
例えば、「このシステムは効率的です」という説明と、「このシステムを導入することで、作業時間が30%削減できます」という説明では、後者の方が具体的で分かりやすいですよね。
これが言語化の基本です。抽象的な考えを、相手に伝わる具体的な表現に変換する技術なのです。
なぜ今、言語化が重要なのか
ビジネス環境が急速に変化する現代において、言語化能力の重要性は増す一方です。その理由として：
- リモートワークの増加
- 対面でのコミュニケーション機会の減少
- 文字や言葉での正確な情報伝達の必要性
- 業務の複雑化
- 部門を越えた連携の増加
- 専門知識の共有機会の増加
- 働き方改革
- 効率的な情報共有の必要性
- 短時間での的確な伝達の重要性
このような環境変化により、言語化能力は、もはやビジネスパーソンに必須のスキルとなっているのです。
言語化の基本となる3つの力
効果的な言語化には、以下の3つの力が必要です。
- 語彙力
これは単に難しい言葉を知っているということではありません。状況に応じて適切な言葉を選択できる能力を指します。
例えば：
- 上司への報告：「承知いたしました」
- 同僚との会話：「了解です」
- 部下への指示：「分かったかな？」
同じ「理解した」という意味でも、状況に応じて適切な表現を選択することが重要です。
- 見える化
抽象的な概念を具体的なイメージに変換する能力です。
例：「業務効率化」という抽象的な概念を、
「毎月の請求書作成時間を、現在の5時間から2時間に短縮する」
という具体的なイメージに変換する。
- 伝達力
整理された情報を、効果的に相手に届ける技術です。
重要なのは「7秒ルール」。人間の集中力は7秒が限界と言われています。そのため、一つの説明は7秒以内にまとめることを意識します。
すぐに実践できる言語化トレーニング
- 2分間メモ書き法
- A4用紙を用意
- テーマについて2分間で思いつくことを書き出す
- 理由や具体例も併せて記録
- 視覚的思考トレーニング
- 目の前の風景を言葉で説明する
- 抽象的な概念を図解する
- イメージを具体的な言葉に変換する
- 5分間スピーチ練習
- テーマを設定
- スマートフォンで録音
- 振り返りと改善
ビジネスシーンでの活用法
- 上司への報告
- 結論から先に伝える
- 重要なポイントを3つに絞る
- 具体的な数値を示す
- プレゼンテーション
- PREP法の活用（Point-Reason-Example-Point）
- 7秒ルールを意識
- 具体例を効果的に使用
- 会議での発言
- 発言前の準備
- 構造化された説明
- フォローアップの実施
よくある質問と解答
Q1. 緊張して言葉が出てこない時は？
A1. 事前に「7秒の説明」を複数用意しておくことで、緊張時も対応できます。
Q2. トレーニングの時間がない場合は？
A2. 通勤時間などの隙間時間を活用し、視覚的思考トレーニングから始めることをおすすめします。
Q3. 効果はいつ頃から実感できる？
A3. 毎日の練習を継続することで、2週間程度で変化を実感できる方が多いです。
より詳しく学びたい方へ
本記事でご紹介した内容は、言語化の基本的な部分です。より詳しい実践方法や、具体的なビジネスシーンでの活用法については、私の著書『言語化の技術』（Kindle版）をご参照ください。
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ぜひ、あなたも「言語化の技術」を身につけて、より充実したビジネスライフを送ってください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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